Eine Presseaussendung ist der Begriff einer bedeutenden Information, die an berichtende Medien gerichtet wird mit dem Ziel, dort Widerhall zu finden, um einen größeren Personenkreis inhaltlich zu erreichen.

Ob nun als Presseinformation, Pressemitteilung oder Presseaussendung deklariert, Mitteilungen an Medien nehmen in einem sich technologisch stetig entwickelnden Zeitalter einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Die Flut derartiger Meldungen, die Medien Tag für Tag erreichen, machen es notwendig, Faktoren zu benennen, die Ihnen aufzeigen, wie Ihre Pressemeldung es schafft, mit Hilfe von scheinbar unbedeutenden Kriterien auch wirklich auf dem Bildschirm des Empfängers zu erscheinen. Dabei spreche ich noch nicht einmal davon, daß die Meldung auch gelesen wird.

Wurden derartige Aussendungen in vergangen Zeiten vordergründig von Konzernen, großen Institutionen oder politischen Parteien versandt, so hat sich der Absenderkreis heute um ein Vielfaches erweitert. Der IT-Bereich ist ein gutes Beispiel dafür, daß nicht Unternehmensgröße ausschlaggebender Punkt ist, die den Aufwand einer Presseaussendung rechtfertigt, sondern das einzelne Produkt kann die Informationsdarlegung für einen großen Personenkreis und einem allgemein öffentlichen Interesse jedenfalls rechtfertigen. Dies gilt ebenso für einen Dienstleistungsanbieter, der regional agiert und mit einer neuen Geschäftsidee den Weg zum Konsumenten über die Medien finden will.

Die eigene Erfahrung in einer doch kleinen Redaktion eines Online-Magazin und selbst verfaßte Presseaussendungen sollen eine Hilfestellung zu beiden Gesichtspunkten geben, die einerseits zumindest Ihnen das „Überlesen“ durch die Zielgruppe bringen und andererseits den Redaktionen als Empfänger die Seufzer, Systemabstürze und Filterungen Ihrer Adresse ersparen soll.

Das Internet und dessen rasante Ausbreitung hat wesentlich dazu beigetragen, daß Information blitzartig zum Empfänger gelangen kann. Bis vor einigen Jahren haben sich viele Redaktionen auf den Empfang von Meldungen per Fax festgelegt. Parallel kam dann die elektronische Post, die e-Mail hinzu. Für den Absender ist diese Kommunikationsmethode einfacher, rascher und kostengünstiger als alle Alternativen. Heute ist quasi fast jeder journalistisch tätige Mitarbeiter via individuellem elektronischen Postfach erreichbar, wie auf der anderen Seite jede Unternehmung, Institution oder Organisation auch.

Dieses Buch widmet sich dem elektronischen Briefkasten und der dort eintreffenden Nachrichten an die Presse. Noch vor gar nicht allzu langer Zeit, haben wir aus der Redaktion Telephonate geführt, wo wir bei Recherchen oder Akkreditierungen um Übersendung eines Fax gebeten worden sind. Die wenigsten Stellen boten vor einigen Jahren derlei Serviceleistungen wie Online-Akkreditierungen an, die heute vielerorts ein Selbstverständnis sind.

Der Mitarbeiter einer Redaktion ist auch ein Konsument, der nicht nur der gleichen täglichen Werbeflut ausgesetzt ist, sondern zusätzlich mit Pressemeldungen konfrontiert wird. Die Pressemitteilung ist im Grunde auch nichts anderes als die Werbung einer Organisation, Unternehmung oder Institution. Ob nun eine politische Gruppe oder ein Kleinunternehmen bis hin zum Konzern dahintersteckt, sie wird mit dem Zweck veranlaßt, daß diese Meldung den eigenen Inhalt in der Öffentlichkeit positioniert.

Kein Unternehmen macht sich die Arbeit beziehungsweise nimmt Kosten durch Agenturen oder andere Dienstleister auf sich, um derartige Aussendungen zu bewerkstelligen, die dann negative Begleiterscheinungen mit sich führen. Es vergeht kein Tag, an dem in meiner Redaktion – und wohlgemerkt, es ist eine kleine Redaktion – keine PR-Meldungen eintreffen, die nicht den wünschenswerten redaktionellen Kriterien entsprechen. Wenn man sich vor Augen führt, daß Redaktionen, beispielsweise Printmedien, tagtäglich mit einer ganz anderen Häufung von Aussendungen konfrontiert sind, so geht es in diesem Buch darum aufzuzeigen, welche Punkte berücksichtigungswürdig sind, damit Ihre Nachricht den Weg auf den Bildschirm des Empfängers findet und keinen negativen Eindruck hinterläßt.

Oftmals sind PR-Mitteilungen in ihrer Gestaltung so konzipiert, daß die wenigsten Versender wissen, daß zahlreiche einschlägige Mitteilungen gefiltert und ungelesen im virtuellen Nirwana verschwinden.

Durch die Überflutung durch von unterschiedlichen Dienstleistern an Medien gerichtete Mitteilungen, die auch qualitativ sehr variabel sein können, sowie der direkten Aussendung durch Firmen oder beauftrage Unternehmungen wird es immer schwieriger, nicht nur die Inhalte in Medien zu plazieren, sondern es bringen sich doch verhältnismäßig viele Absender selbst um die Chance, daß ihre Pressemitteilungen überhaupt gelesen werden. Man glaubt es kaum, doch beginnend bei Konzernen mit Millionenbudgets bis hin zu Agenturen, die im Auftrag eines Kunden teuer bezahlte Mitteilungen an die Medien konzipieren und aussenden, landen diese ungelesen und durch Knopfdruck der Tastatur gelöscht, ohne überhaupt noch auf dem Bildschirmen zu erscheinen, im Papierkorb.

Dieser Ratgeber entstand spontan, den Input lieferten in den letzten 3 Monaten Pressemitteilungen eines sehr großen Unternehmens, die, mit Verlaub gesagt, eine Zumutung im Umfang für die eigenen Rechnersysteme darstellten und in ihrer Gesamtheit Punkte beinhalten, die nicht nur kritikwürdig sind, sondern auch aufzeigen, wie oberflächlich teilweise gearbeitet wird. Das soll jetzt aber nicht heißen, daß alleinig dieser Konzern, der sich mit einer ehemaligen Schönheitspreisgewinnerin an der Spitze der Presseabteilung präsentiert, solche Meldungen absetzt, es ist das beobachtete Verhältnis von etwa 20% der eingehenden PR-Meldungen, die klar aufzeigen, daß Veränderungen notwendig sind, um auch ein vom Absender beabsichtigtes Ziel zu erreichen.